Administrative Assistant

Procter & Gamble merupakan perusahaan global yang telah memproduksi berbagai merek produk rumah tangga seperti Always®, Ariel®, Gillette®, Head & Shoulders®, Herbal Essences®, Oral-B®, Pampers®, Pantene®, Tampax®, dan masih banyak lagi. Saat ini P&G membuka lowongan pekerjaan di bagian Administrative Assistant yang berpusat di Singapore. Pada posisi ini kamu akan bertanggungjawab dalam mendukung operasional kantor seperti memanajemen jadwal dan rapat harian atau mingguan. Selain itu, kamu akan diminta untuk mengelola dokumen penting untuk diarsipkan atau menyiapkan dokumen saat dibutuhkan.

P&G mencari kandidat yang memiliki semangat proaktif dan ingin terus belajar. Tentunya dengan kualifikasi yang sesuai dengan jobdesk yang dibutuhkan. Jika kamu memiliki keterampilan dalam berkomunikasi baik secara interpersonal atau dalam lingkup yang besar ini akan menjadi nilai plus untuk kamu yang ingin kerja di luar negeri. 

Tugas & Tanggungjawab

• Memberikan dukungan kesekretariatan dan administrasi untuk anggota tim. Menangani pertanyaan administratif dari pelanggan internal dan eksternal.
• Mengelola pengaturan perjalanan untuk tim dan pengunjung ke Singapura.
• Mengelola laporan pengeluaran untuk Manajer Senior ke atas.
• Mengkoordinasikan kebutuhan logistik untuk telekonferensi dan pertemuan lokal.
• Mengatur dan menangani pertemuan regional dan kunjungan manajemen puncak.
• Secara proaktif menyiapkan dokumen tinjauan berkala seperti rencana kerja.
• Memperbarui dan mengelola Teamspace dan Sharepoint (manajemen dokumen).
• Mengelola faktur masuk, PO dan AR/AP dan proses x-charge melalui sistem online.
• Meninjau dan mengeskalasi masalah anggaran dalam laporan pusat biaya.
• Mempersiapkan & Mengirimkan permintaan untuk Pesanan Pembelian.
• Mengambil kepemilikan BU & proses fungsional seperti pelacakan anggaran, pertemuan genderang, pengembangan kalender tahunan, bagan organisasi, memperbarui jin grup, daftar periksa keberangkatan, audit Keamanan, dll.
• Terlibat dalam Proyek Ad-Hoc.

Kualifikasi Pekerjaan

Kualifikasi

1. Pendidikan minimal Diploma
2. Pengalaman kerja 0-5 tahun
3. Mampu bekerja secara mandiri dan memiliki kemampuan problem solving 
4. Teliti dan terorganisir; mampu mengeksekusi dan memenuhi deadlines
5. Proaktif dan mampu menyelesaikan tugas dengan rasa urgensi
6. Memiliki keterampilan interpersonal tertulis dan lisan yang sangat baik; kemampuan untuk bekerja lintas budaya dan dengan beragam orang
7. Bersikap fleksibel dan dapat diakses selama periode puncak pekerjaan